【主催者向け】イベント当日の映像トラブルTOP5と、“レンタル会社に任せる”ことで防ぐ方法｜ETTO株式会社

【主催者向け】イベント当日の映像トラブルTOP5と、“レンタル会社に任せる”ことで防ぐ方法

企業セミナー・カンファレンス・展示会・表彰式・ハイブリッド配信…。どんなイベントでも、毎回のように起きるのが「映像まわりのトラブル」です。

PCがスクリーンやモニターに映らない
動画のタイミングで音だけ出ない
後ろの席からスライドがまったく読めない
配信だけカクカクで止まる
当日になってケーブルや変換アダプタが足りない

現場でよく聞くのは、

「去年も同じことでバタバタしたのに、またやってしまった……」

という声です。

一方で、主催者側・制作会社側が本当にやりたいのは、
「イベント全体のクオリティを上げること」であって、ケーブルや解像度と格闘することではないはずです。

本記事では、イベント現場で実際によく起きる

イベント当日の映像トラブルTOP5

を取り上げながら、

どんな場面で起きがちか
技術的な原因は何か
主催者だけで頑張るとどうなるか
プロのレンタル／オペ会社に任せると、どう防げるか

を、現場目線で整理します。

映像機材レンタル全体の考え方や費用感については、別記事の
〖保存版〗映像機材レンタルの完全ガイド｜用途別セット・料金目安・最短手配のコツ
でも詳しく解説していますので、あわせてチェックしてみてください。

イベント当日の映像トラブルは、なぜ毎回同じことが起きるのか
トラブル①：PCの映像がスクリーン・モニターに映らない
トラブル②：音が出ない／ハウリングしてしまう
トラブル③：後ろの席から「スライドが読めない」問題
トラブル④：オンライン配信がカクつく・止まる・音ズレする
トラブル⑤：ケーブル・変換アダプタ・予備機材が足りない
映像トラブルを減らす一番シンプルな方法は「事前に丸投げすること」
ETTOに任せると何が変わるのか（差別化ポイント）
まずは会場情報と「ざっくり内容」を送るだけでOK
関連記事：さらに詳しく知りたい方へ

1. イベント当日の映像トラブルは、なぜ毎回同じことが起きるのか

まず前提として、イベント現場の映像システムは、近年確実に複雑化しています。

PCの出力端子が「HDMI／DisplayPort／USB-C」とバラバラ
4K・フルHD・縦画面・LED・オンライン配信…と、表示先も多様化
会場の備え付け機材と、持ち込み機材が組み合わさるケースが増加

この結果、

「なんとなく去年と同じ構成で組めば大丈夫だろう」

という感覚で組むと、ちょっとした仕様差でトラブル化しやすくなっています。

さらに、主催者側にはこんな事情もあります。

映像・音響だけではなく、集客／登壇者調整／台本／受付／配信など、全部抱えている
社内には「専任のテクニカルスタッフ」がいない
昨年の引き継ぎ資料がなく、ノウハウが人依存になっている

つまり、

「設計」と「当日のオペレーション」に専門性が必要なほど複雑になっているのに、そこに割けるリソースが足りていない

という構造が、毎回同じようなトラブルを生んでいます。

2. トラブル①：PCの映像がスクリーン・モニターに映らない

2-1. こんな場面になっていませんか？

開演5分前、登壇者のPCをつないだら「No Signal」表示
事前リハでは映っていたのに、本番で別PCに切り替えた瞬間に映らない
会場スタッフと一緒に、ケーブルを抜き差ししながら時間だけが過ぎていく

この「PCが映らない」は、イベント映像トラブルのダントツ1位です。

2-2. 技術的な主な原因

入力切り替え（Input）が合っていない
解像度・リフレッシュレートの相性問題（PC側が4K60p固定／プロジェクターはフルHDまでなど）
HDCP（著作権保護）の制限でスイッチャーが映像を受け取れない
USB-C→HDMIやMini DisplayPort→HDMIなど、変換アダプタの仕様差・相性
HDMIケーブルの長さや品質が足りず、距離が伸びたことで信号が不安定

「ケーブルが断線していた」というケースもありますが、体感ではむしろ

“仕様の不一致” と “想定外のPC”

が原因であることがほとんどです。

PCとHDMIの相性問題や、USB-CからHDMIに映らないケースについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

2-3. 主催者だけで対応したときの“あるある”

主催者側だけで対応しようとすると、現場では次のような流れになりがちです。

ケーブルを抜き差ししてみる
スイッチャー／プロジェクターの入力を切り替えてみる
別のHDMIポートに挿してみる
それでも映らず、司会がアドリブトークで時間をつなぐ
なんとか別PCで暫定対応するが、登壇者の準備してきた画面構成が崩れる

この間、主催者・運営スタッフの頭の中は「配信は大丈夫か」「休憩時間をどう変更するか」などでいっぱいになり、イベントの全体設計に意識が回らなくなります。

2-4. レンタル会社に任せると、何が変わるか

プロのレンタル／オペレーション会社は、そもそも「映らない」状態を作りにくい設計にしています。

事前に登壇者のPC種別（Windows／Mac）・端子（HDMI／USB-C／MiniDPなど）をヒアリング
必要な変換アダプタや予備ケーブルをすべて事前に準備して持ち込み
スイッチャー側で解像度を統一し、どのPCを挿しても安定して映るように設計
可能であれば、リハ時間内に全登壇者分のPC接続テストを実施

ETTOでは、

「登壇者の方には“HDMI出力できるPC”だけお持ちいただければOKです」

という状態を作ることを基本方針にしています。主催者は各PCの仕様を気にする必要がなくなり、進行と内容に集中できます。

PCやHDMI周りの根本的な考え方は、以下の記事も参考になります。

3. トラブル②：音が出ない／ハウリングしてしまう

3-1. ありがちなシーン

動画再生のタイミングで、映像は出ているのに音だけ出ない
登壇者がマイクを持った瞬間、「キーン」というハウリングが発生
BGMが大きすぎて、スピーチの内容が聞き取りにくい

「映像トラブル」と聞くと画面側を思い浮かべますが、実は「音」の不具合は参加者のストレスに直結します。

3-2. 主な原因

PC側で音声出力先が「本体スピーカー」のまま
Windows／Macのサウンド設定で、HDMI出力先が選ばれていない
ミキサーの入力チャンネル、フェーダー、ミュートの設定違い
マイクとスピーカーの距離・向きが悪く、物理的にハウリングしやすい配置
会場常設のスピーカーと持ち込み機材の組み合わせが複雑になりすぎている

HDMI経由の音が出ない・不安定というテーマは、
HDMIで音が出ない？原因別チェックリストとすぐ効く対処法
でも詳しくまとめています。

3-3. 主催者だけで対応した場合のリスク

ハウリングが怖くて、音量を必要以上に下げてしまう
BGMを止めて、マイクだけで乗り切る
登壇者に「もう少しマイクを口元へ」「もう少し離れてください」と何度もお願いする

結果として、

「内容は良かったけど、音が聞きづらかったよね」

という形で、イベント全体の評価が下がってしまいます。

3-4. レンタル会社に任せるとどう防げるか

プロの現場では、次のような考え方で音声を設計します。

会場図・座席レイアウトから、スピーカーの台数・配置・向きを決める
ハンドマイク／ピンマイク／スタンドマイクなど、用途に合わせて選定
リハーサルでBGM・動画音声・マイクのバランスをチェック
イベント中は、登壇者の声質や話し方に合わせて、EQやコンプを微調整

ETTOの現場でも、

「音さえ安定していれば、イベントの印象は一気に良くなる」

という感覚で設計しています。映像は多少のトラブルがあってもリカバリできますが、聞き取りづらいイベントは参加者にとってかなりストレスだからです。

4. トラブル③：後ろの席から「スライドが読めない」問題

4-1. 見落とされがちだが、実は致命的

セミナー・カンファレンスで非常に多いのが、

「後ろの席から、スライドの文字がまったく読めない」

という問題です。

参加者は「見えづらい」とわかっていても、わざわざ手を挙げて指摘することはほぼありません。黙ってスマホを見たり、なんとなく聞き流したり…。イベントの価値は半減してしまいます。

4-2. 主な原因

会場規模に対して、スクリーンやモニターのサイズが小さすぎる
スクリーンの設置位置が低く、前列の頭で隠れている
投影するスライドの文字量が多すぎ、フォントも小さい
プロジェクターの明るさ（ルーメン）が不足していて、会場を暗くしないと見えない

こうした「サイズ・距離・明るさ」の問題は、以下の記事でも距離別の考え方を解説しています。

4-3. 主催者だけで対応した場合

よくあるのは、

会場営業から「この会場には100インチスクリーンがあります」と案内を受ける
「じゃあそれを使えば大丈夫だろう」とそのまま採用
当日、最後列から見てみて、「これは読めないな…」と気づく

この段階になると、できることはほとんどありません。

会場を暗くして、少しでもコントラストを稼ぐ
文字を即席で大きくして、スライドを作り直す

といった応急処置はできますが、根本的な解決にはなりません。

4-4. レンタル会社に任せると、どう変わるか

プロはまず、

「最後列から見て、本当に読めるか？」

という視点から、必要な画面サイズを逆算します。

参加人数・会場の奥行き・天井高から、最適なインチ数を算出
場合によっては、スクリーン1面＋サイドモニターという構成を提案
明るい会場や展示会場では、プロジェクターよりも大型モニターやLEDを推奨

「モニター何インチを何台入れるべきか？」というテーマは、以下の記事で詳しく整理しています。

セミナーやカンファレンスでも考え方は同じで、
「距離から逆算する」「最後列から見て読めるか」で判断することがポイントです。

5. トラブル④：オンライン配信がカクつく・止まる・音ズレする

5-1. ハイブリッド時代ならではの悩み

コロナ禍以降、企業イベント・説明会・カンファレンスの多くがハイブリッド開催になりました。

すると今度は、

現地は問題ないのに、配信だけカクカク
YouTube LiveやZoomウェビナー側で、音ズレや映像遅延が発生
アーカイブを見返したら、画質や音質が想定より悪い

といった、オンライン特有のトラブルが増えてきます。

5-2. 主な原因

会場インターネット回線の帯域不足・不安定さ
配信PCのスペック不足、もしくは他のアプリが重すぎる
エンコード設定（ビットレート・解像度・フレームレート）が適切でない
会場音と配信用音声のルーティングが複雑で、どこかで遅延やループが発生

5-3. 主催者だけで対応した場合の“混乱”

自前のPCと会場Wi-Fiで配信するケースでは、次のようなことが起きがちです。

配信が止まるたびに、チャットで謝罪と再接続の連絡
オンライン参加者からのクレーム対応に、スタッフが取られてしまう
「やっぱりオンライン配信はトラブルが多いね」という印象だけが残る

現場としては「どうにか頑張って成立させた」かもしれませんが、企業としてはブランドイメージを損なっている可能性もあります。

5-4. レンタル会社・配信チームに任せるメリット

配信まわりを日常的にやっているプロに任せると、次のような設計をしてくれます。

事前の回線テスト（有線／無線・上り速度の計測）
配信用に専用PCや専用エンコーダーを持ち込み、配信用にマシンを固定
会場音声と配信用音声を分離してルーティングし、ループや遅延を最小化
万が一に備えて、録画バックアップや予備回線を準備

ETTOでも、

「現地の参加者と、オンライン参加者の両方にとってストレスがない状態」

をゴールにして、映像・音声・配信をひとつのシステムとして設計します。

6. トラブル⑤：ケーブル・変換アダプタ・予備機材が足りない

6-1. イベント当日の“あるある悲劇”

当日になって、登壇者のPCが想定と違う端子（USB-Cのみ）だった
レイアウト変更でケーブルが届かず、慌てて家電量販店に走る
プロジェクターやモニターが1台トラブったが、予備機材がなくて詰む

どれも「あるある」ですが、発生した瞬間にイベント全体へ波及するトラブルです。

6-2. 主な原因

事前ヒアリングで、PCの端子・ケーブル長・設置位置まで詰めきれていない
予算優先で、「予備機材」を削ってしまっている
「去年のイベントでも大丈夫だったから」と、機材構成をコピーしてしまう

ケーブル長や長距離伝送の考え方は、
延長ケーブルで映像が映らない？現場でよくある原因とプロの対処法
でも紹介しています。

6-3. レンタル会社に任せるときの設計思想

プロの現場では、

「本番で必ず何かは起きる」

という前提で準備します。

ケーブル長は、実距離＋αの余裕を持って設計
変換アダプタは想定パターン以外も含めて、複数種類を持ち込み
モニター・プロジェクター・プレーヤー・スイッチャーなど、重要機材には原則として予備機を用意

ETTOの現場でも、実際には使用しないまま持ち帰る機材が毎回必ず出ます。それでも持っていくのは、

「機材そのもの」だけでなく、“安心”も含めてレンタルしていただいている

という感覚があるからです。

7. 映像トラブルを減らす一番シンプルな方法は「事前に丸投げすること」

ここまで5つのトラブルを見てきましたが、共通しているのは、

主催者が、映像・音響・配信の細かい仕様まで全部抱え込むのは現実的ではない

という点です。

主催者・制作側が本来やるべき仕事は、

イベントのコンセプトづくり
集客・マーケティング
企画・台本・コンテンツ制作
登壇者やステークホルダーとの調整
当日の進行・運営のマネジメント

であり、ケーブルの規格やEDID・HDCP・ビットレートを覚えることではありません。

映像トラブルを減らす、一番シンプルで効果の高い方法は、

技術部分は、信頼できるレンタル／オペ会社に丸投げする

ことです。

もちろん「丸投げ」といっても、丸投げした結果がブラックボックスになってしまう相手では意味がありません。

どんな機材を使っているのか
なぜその構成になっているのか
どこまで現場での対応をやってもらえるのか

を、ちゃんと説明してくれるパートナーに任せることが重要です。

8. ETTOに任せると何が変わるのか（差別化ポイント）

ここからは、ETTO株式会社としてイベントの映像まわりをお任せいただいた場合の具体的な変化をイメージしやすいように整理します。

8-1. 会場とプログラムに合わせた「機材プランニング」

会場名・図面・座席レイアウト・参加人数・進行台本（素案でOK）を共有いただければ、必要な機材セットと概算費用をこちらで組み立てます。
「とりあえずモニター何台あればいいか知りたい」「配信込みで安全な構成を知りたい」など、ざっくりした相談からでもスタートできます。

映像機材レンタル全体の考え方は、
〖保存版〗映像機材レンタルの完全ガイド｜用途別セット・料金目安・最短手配のコツ
にもまとめています。

8-2. 当日トラブルを前提にした「余裕ある設計」

変換アダプタ・ケーブル・分配器・予備機材を、実際に必要な数より多めに持ち込み
「もしこのPCが映らなかったら」「もしこのモニターがダメになったら」という、“if”パターンを事前に想定
現場で何か起きた時も、主催者に気づかれないレベルでリカバリすることを目指します

8-3. 主催者にとっての「窓口一本化」

イベントが大きくなるほど、関係者は増えていきます。

会場
制作会社
映像・音響・配信会社
登壇者
スポンサー・協賛企業

ETTOでは、映像・音響・配信に関する部分は、

「とりあえず全部ETTOに聞いてください」

と言える状態を作ります。

会場常設機材との連携
登壇者の接続テスト時間の調整
配信プラットフォームの仕様確認

なども含めて、主催者の窓口を一本化するイメージです。

8-4. 展示会・イベント特化のノウハウ

展示会ブースや企業イベント向けには、すでに以下のようなノウハウ記事を公開しています。

これらの知見をベースに、オンライン相談・図面ベースの無料診断なども行っています。

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9. まずは会場情報と「ざっくり内容」を送るだけでOK

最後に、具体的に何を送ればよいかをチェックリストにしておきます。このままメールやお問い合わせフォームにコピペしていただいても構いません。

▶ 事前共有いただきたい情報（コピペOK）

・開催日程：
　例）2026年3月10日（火） 13:00〜17:00 本番

・会場名・部屋名：
　例）〇〇カンファレンスセンター 〇〇ホール

・イベントの種類：
　例）自社カンファレンス／社内表彰式／採用イベント／新製品発表会 など

・想定参加人数：
　例）現地100名／オンライン200名程度

・実施したいこと：
　例）基調講演・パネルディスカッション・LT大会・表彰・懇親会 など

・使用予定の機材・端末：
　例）登壇者PC（Windows×3・Mac×2）／会場常設プロジェクターあり など

・配信の有無：
　例）YouTube Liveでの配信あり／アーカイブも残したい 等

・予算感（ざっくりでOK）：
　例）映像・音響・配信トータルで◯◯万円以内を想定

このくらいの情報があれば、

「この規模・この会場なら、この機材セットが一番ムダがなく安全です」

という形で、具体的な構成と見積りのたたき台をお出しできます。

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10. 関連記事：さらに詳しく知りたい方へ

イベント・展示会の映像レンタルを検討されている方は、以下の記事もあわせて読むと、全体像がよりクリアになります。

「イベント当日の映像トラブルをゼロにしたい」「進行とコンテンツに集中できる環境を作りたい」という方は、お気軽にご相談ください。

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