イベント機材はどこまで自前で用意する？どこからプロに任せる？【主催者向けガイド】｜ETTO株式会社

イベント機材はどこまで自前で用意する？どこからプロに任せる？【主催者向けガイド】

企業イベントや配信を何度か経験した担当者の方から、よくこんな相談をいただきます。

「カメラやスイッチャー、そろそろ買った方がいいですか？」
「毎回レンタルするより、自社でそろえた方が安くなりますよね？」
「社内に詳しい人がいるので、機材だけ持ち込みでオペだけお願いできますか？」

結論から言うと、答えはどれも

「ケースバイケースだけど、考え方の軸は決めておいた方がいい」

というものです。

イベントの映像・音響・配信まわりは、

どこまで自前で機材を持つのか
どこからプロのレンタル会社・オペレーターに任せるのか

という“境界線”を決めておくと、ムダな出費やトラブルをかなり減らせます。

本記事では、イベント・展示会の映像機材を中心に

自前で購入・運用するメリット／デメリット
レンタル・オペを使った方がいいケース
「機材は持ち込み・オペだけプロ」という組み合わせパターン
ETTOで実際によくある相談パターンと対応例

を、現場目線で整理していきます。

映像機材レンタル全体の考え方や料金の目安は、以下の保存版ガイドも参考になります。

〖保存版〗映像機材レンタルの完全ガイド｜用途別セット・料金目安・最短手配のコツ

自前かレンタルかで迷うのは「悪いこと」じゃない
自前で機材をそろえるメリット・デメリット
レンタル・オペに任せるメリット・デメリット
年間開催回数から考える「購入ライン」の目安
パターン①：全部レンタル＋オペまで丸投げするケース
パターン②：機材は自前・オペだけプロに頼むケース
パターン③：自前＋足りない分だけレンタル（持ち込み機材も含めて設計）
ETTOの「持ち込み歓迎」スタンスについて
迷ったら、まずはイベント1本だけ“丸投げ”してみるのもあり

1. 自前かレンタルかで迷うのは「悪いこと」じゃない

イベントを何回か企画すると、ほぼ必ず出てくるのが次のような発想です。

「毎回レンタル費用がかさむ」
「社内にも詳しい人がいるし、そろそろ買ってしまった方が…？」

これは悪いことではなくて、むしろ

「ちゃんとコスト意識を持っている証拠」

です。

ただ、ここで勢いだけで機材を買ってしまうと、次のような落とし穴にはまりがちです。

いざ買っても、設定やオペに詳しい人が辞めてしまい、結局使いこなせない
ファームウェアや配信プラットフォームの仕様変更についていけない
会場ごとの事情（ケーブル長・電源・常設機材）への対応が難しい

結果的に、

「機材はたくさんあるのに、毎回どこかでトラブルが出る」

という状態になってしまうことも少なくありません。

だからこそ、ざっくりでも良いので

どこまでは自前で持つのか
どこからプロに頼むのか

という方針を決めておくことが大切です。

2. 自前で機材をそろえるメリット・デメリット

2-1. 自前でそろえるメリット

固定費化できる
一定回数以上使うと、レンタルより総額が安くなることもあります。
いつでも自由に使える
社内勉強会・小規模配信・テスト配信など、ちょっとした用途で気軽に使えます。
機材への理解が深まりやすい
同じ機材を使い続けることで、オペレーションが安定していきます。

2-2. 自前でそろえるデメリット

初期投資が大きい
カメラ・スイッチャー・音響・照明までそろえると、すぐに数十万〜数百万円クラスになります。
メンテナンス・アップデートの手間
ファームウェア更新・機材の故障・ケーブル不良など、管理の手間と技術知識が必要です。
人材依存リスク
社内の数人だけが設定方法を知っている状態になると、その人が不在のときに回りません。
イベントによって足りないことが多い
会場が変わるたびに「ケーブル長が足りない」「端子が合わない」「出力が足りない」など、追加購入が発生しがちです。

購入を検討するタイミングで、
「そもそもどんな機材構成がベースになるか？」を整理するなら、下記ガイドも参考になります。

〖保存版〗映像機材レンタルの完全ガイド｜用途別セット・料金目安・最短手配のコツ

3. レンタル・オペに任せるメリット・デメリット

3-1. レンタル・オペに任せるメリット

イベントごとに最適な機材構成を組める
会場や規模にあわせて、その都度ベストな組み合わせを提案してもらえます。
トラブル対応を任せられる
「映らない・音が出ない・配信が落ちた」などのトラブル時に、プロがその場でリカバリします。
技術的なアップデートを気にしなくていい
機材の入れ替えや新フォーマットへの対応は、レンタル会社側で行われます。
社内リソースをコンテンツ・集客に集中できる
担当者は進行とコンテンツに集中でき、本来やるべき仕事に時間を使えます。

3-2. レンタル・オペに任せるデメリット

毎回レンタル費用が発生する
年間の本数が多いと、トータル金額はそれなりに大きく見えることがあります。
社内に技術ノウハウがたまりにくい
毎回任せきりにすると、自社側で理解している人が育ちにくい面もあります。

イベント当日のよくある映像トラブルについては、下記の記事で具体的な事例と対策も紹介しています。

【主催者向け】イベント当日の映像トラブルTOP5と、“レンタル会社に任せる”ことで防ぐ方法

4. 年間開催回数から考える「購入ライン」の目安

ざっくりとした目安ですが、

「同じ規模・同じ形式のイベントを、年間何回くらい行うか？」

で考えるのはひとつの方法です。

年に1〜3回程度：基本はレンタル＋オペで十分
年に4〜6回程度：コア機材だけ自前、残りはレンタルというハイブリッドも検討
年に7〜10回以上：しっかり設計したうえで、自前システム導入の検討余地あり

ポイントは、

「回数が多いから買う」のではなく、「回数が多い＋同じ形式が繰り返される」場合に検討する

ことです。

たとえば、

毎月ほぼ同じ場所・同じ構成の社内説明会を行う
同じスタジオで、週に何本も同じ形式の配信をやる

といったケースでは、自前のミニスタジオを作るメリットは大きいです。

逆に、

会場が毎回違う
規模も100人〜1000人までバラバラ
配信の有無も毎回変わる

というケースでは、レンタル＋オペでフレキシブルに組んだ方がトータルでは合理的なことが多いです。

5. パターン①：全部レンタル＋オペまで丸投げするケース

5-1. こんなときにおすすめ

社内に映像・音響に詳しい人がほぼいない
「失敗できない」重要イベント（新製品発表／大型カンファレンスなど）
会場も規模も毎回変わる

5-2. メリット

主催側は「やりたいこと」だけを伝えればいい
トラブル時も、基本的にはプロ側で完結してくれる
イベントのたびに、最適な構成を都度考えてもらえる

全体像をつかみたい場合は、下記の保存版ガイドも合わせて読むとイメージしやすくなります。

〖保存版〗映像機材レンタルの完全ガイド｜用途別セット・料金目安・最短手配のコツ

6. パターン②：機材は自前・オペだけプロに頼むケース

6-1. こんなときにおすすめ

基本的な機材（カメラ・スイッチャー・マイクなど）はすでに自社で所有している
日常的にも社内イベントで使っている
ただし本番のセッティングやオペに少し不安がある

6-2. 典型的な相談内容

「機材一式は持っているので、持ち込み前提でオペレーターだけお願いしたい」
「配信だけはプロに見てほしい」
「いつも自分たちだけでやっているが、今年だけ規模が大きいのでサポートしてほしい」

6-3. メリット

初期投資を活かしつつ、本番の安心感を確保できる
機材に触ってきた社内メンバーと、プロのオペレーターが協力することで、ノウハウが会社側にも蓄積されやすい

6-4. デメリット／注意点

自前機材の構成によっては、「やりたいことの一部が機材的に足りない」こともあります。
この場合は、足りない機能をレンタルで補う提案になることが多いです。

7. パターン③：自前＋足りない分だけレンタル（持ち込み機材も含めて設計）

ETTOとして一番ご依頼の多いのが、このハイブリッド型のパターンです。

「自社のカメラ・PC・スイッチャーは活かしつつ、足りない部分だけレンタルで補う」

7-1. 具体的なパターン例

カメラ2台とスイッチャーは自社所有
→ モニター・プロジェクター・マイク・録画機材だけレンタル
配信用PCは社内のものを使う
→ キャプチャーボードやエンコーダー、返しモニターだけレンタル
イベントによっては「LEDビジョンだけ」レンタルし、そこに映す映像は自社PC・自社プレーヤーから出す

7-2. 重要な考え方：「全部まとめて一つのシステムとして設計する」

このときに重要なのが、

「持ち込み機材も含めて、全体を一つのシステムとして設計する」

ことです。

ケーブル規格・解像度・フレームレート・音声ルーティング…。
こういった条件がバラバラだと、一番弱いところからトラブルが出ます。

モニター台数やサイズの決め方・LEDの活用については、下記の記事も参考になります。

8. ETTOの「持ち込み歓迎」スタンスについて

ここで、ETTOのスタンスをはっきり書いておきます。

ETTOは「持ち込み機材でも大歓迎」です。

他社で購入された機材や、以前から社内で使っている機材でも問題ありません。

他社で購入されたスイッチャーやカメラ
社内で以前から使っているマイク・ミキサー
昔別会社で組んでもらった配信セット

などなど、どのメーカー・どこの機材でも基本OKです。

8-1. ETTOが実際にやっていること

事前に機材リスト・写真を共有してもらい、「どこまでその機材でいけるか」「何が足りないか」を整理
足りない分は、ETTOのレンタル機材で補う（ケーブル・変換・分配器だけのことも多いです）
当日は、持ち込み機材とレンタル機材をすべてまとめて配線・オペレーション

つまり、

「全部レンタルするか、自前か」の二択ではなく、“混ぜて使う前提で一緒に設計する”

という発想です。

持ち込み機材込みで相談したい方はこちら

9. 迷ったら、まずはイベント1本だけ“丸投げ”してみるのもあり

ここまで読んで、

「うちはどこまで自前でやるべきなんだろう…」
「この機材たち、本当に今後も使い続けるべき？」
「持ち込み前提で相談してもいいのかな？」

と感じた方もいると思います。

そんなときは、まずは1回だけ「丸投げしてみる」のもおすすめです。

たとえば、次のような情報を共有いただければ、

現状の機材リスト（自社機材・持ち込み予定機材）
イベントの規模・会場・やりたいこと
年間でどのくらいイベントを行うイメージか

「この機材は自社で持っておいた方がいい」
「ここから先はレンタル・オペで任せた方が安全」

というラインを、一緒に考えることができます。

イベントの映像設計について相談する

Blog

ブログ