展示会映像機材の「追加料金ルールブック」｜見積に貼るだけテンプレ集（仕様変更・時間延長・責任分界）
展示会・イベントの映像で一番揉めやすいのは、「当日、話が増えて総額が上がる」問題です。
ただ、追加料金は“悪”ではなく、現場では作業・人・時間・責任範囲が増えると当然発生しやすいもの。
そこで本記事は、「当日追加の解説」よりも一歩進めて、
見積・発注の段階で“追加の境界線”を決めるためのルールブックとしてまとめます。
この記事の使い方（営業提案にもそのまま使えます）：
・追加料金の境界線を「3つのルール」で明文化
・見積書/発注書/メールに貼るだけのテンプレ文を用意
・相見積でもブレない“仕様の固め方”まで整理
→ 目的は 総額を安定させること（＝最終的に一番安い）
先に「見積が高くなる理由」を潰したい方は、こちらが土台になります。
展示会の映像「見積が高くなる原因」TOP10｜ムダを削って総コストを下げる
目次
- 1. 追加料金が発生する“本当の理由”は3つだけ
- 2. ルールブック本編：追加の境界線（仕様・時間・責任分界）
- 3. 見積に貼るだけテンプレ（コピペOK）
- 4. 仕様がブレない“発注前チェック”5項目（相見積対策）
- 5. 当日トラブル＝追加作業を減らす「現場の保険」
- 6. ETTOの対応範囲（持ち込み機材・人員のみ支援もOK）
- 7. FAQ
- 関連記事（内部リンク）
1. 追加料金が発生する“本当の理由”は3つだけ
追加料金は、だいたいこの3つの増加で決まります。
逆に言えば、この3つを先にルール化すれば、追加はコントロールできます。
- 仕様が増える：入力/出力/台数/設置/運用が増える
- 時間が伸びる：夜間・早朝・延長・待機・撤去押し
- 責任範囲が増える：誰がどこまで面倒を見るかが曖昧
「当日対応してくれた＝ありがたい」一方で、現場では作業が増えます。
だから揉めないためには、“当日追加”を前提にせず、見積段階で境界線を決めるのが最強です。
2. ルールブック本編：追加の境界線（仕様・時間・責任分界）
ルールA：仕様（入力・出力・台数・設置・運用）が増えたら追加
現場で最も増えやすいのが仕様追加です。具体的には次が増えると“作業が増える”ので追加になりやすい。
- 入力が増える：PC追加／カメラ追加／再生機追加／急な端子違い（USB-C/HDMI等）
- 出力が増える：控室出し／受付出し／別モニター追加／別方向にもう1面
- 台数が増える：モニター追加／LED面追加
- 設置が変わる：縦置き追加／位置変更／スタンド変更
- 運用が増える：切替回数増／当日差し替え増／リハ延長／音声ルート追加
ルールB：時間（延長・夜間早朝・待機）が増えたら追加
会場都合の時間変更は、スタッフ拘束がそのままコストになります。
とくに撤去が押す／夜間指定／待機が長いは、見積に直結します。
ルールC：責任分界が曖昧なら「追加」か「除外」を選ぶ
一番揉めるのがここです。
「どこから先が誰の責任か」が曖昧だと、現場は安全側に倒して吸収する（＝作業が増える）ため、追加や増額の原因になります。
- 持ち込みPC起因（OS/設定/HDCP/解像度）
- 持ち込み変換・ケーブル起因
- 会場電源・会場側ネットワーク起因
- コンテンツ不備（比率/尺/音/コーデック）
当日の切り分けを速くするなら、現場用の一次チャートも用意しておくと強いです。
映像が出ない時の一次切り分けチャート｜No Signal最短復旧（現場用）
3. 見積に貼るだけテンプレ（コピペOK）
下のテンプレは、相手に不利すぎず、でも境界線が明確になる“現実的な文面”にしてあります。
見積書・発注書・メールにそのまま貼ってください。
テンプレ1：仕様（入力/出力/台数/設置/運用）の境界線
本見積は、下記仕様を前提とします。 【入力】◯系統（例：PC 1台） 【出力】◯面（例：メイン画面 1面） 【表示】◯台（例：モニター 65inch 1台） 【設置】横設置（縦設置なし）／設置位置は事前確定 【運用】基本は常時ループ（切替は事前申告分のみ） 上記仕様に追加・変更がある場合は、追加作業・追加機材・追加人員が発生するため、別途お見積りとなります。
テンプレ2：時間（延長・夜間早朝・待機）
会場都合による作業時間の変更（夜間・早朝・延長・待機を含む）が発生した場合、 拘束時間に応じて追加費用が発生する可能性があります。 分かり次第、追加が最小になるよう調整案を提示します。
テンプレ3：責任分界（持ち込み機材・素材・会場起因）
持ち込み機材（PC/変換/ケーブル等）・持ち込み素材・会場設備（電源/ネットワーク等）起因の不具合については、 復旧のための追加対応が必要となる場合があります。 可能な範囲で最短復旧を優先し、必要に応じて代替案（最小構成・直結・予備系統等）をご提案します。
「レンタル手配そのものの失敗」を先に減らしたい場合は、チェックリストも併用が強いです。
展示会で映像機材レンタルを失敗しないためのチェックリスト
4. 仕様がブレない“発注前チェック”5項目（相見積対策）
追加料金を減らし、相見積でも価格を安定させるには、見積前にここだけ固めればOKです。
逆に、ここが曖昧だと業者は保険で工数を盛ります（＝見積が上がる）。
- 目的を1つ決める：集客/説明/登壇（優先順位を固定）
- 表示を固定：モニター or LED、台数、サイズ感
- 入力を絞る：本番必須の入力は何個か（追加はオプション化）
- 最長距離を確定：10m超なら方式を先に決める
- 窓口を一本化：当日判断の迷子を防ぐ（責任分界が明確になる）
距離やサイズ感が曖昧なまま進むと、過剰スペックになって見積が上がりやすいです。
まずはここで整理すると一気にスリムになります。
展示会モニターのサイズ早見表｜距離・台数・高さ・分配
5. 当日トラブル＝追加作業を減らす「現場の保険」
追加費用のトリガーは「仕様追加」だけではありません。
トラブル復旧のために作業が増えることで追加になりやすいケースもあります。
ここを潰すと、総額が安定します。
5-1. 長距離は“方式固定”が最強
10m超・床這い・通路横断があるなら、当日判断は危険。方式を先に決めるのが事故らない。
光HDMI・HDBaseT・SDI変換の使い分け（長距離の正解）
5-2. LED案件は“前提共有”で揉めを消す
LEDは前提のズレがそのまま当日の追加作業（調整・再設定・素材差し替え）に繋がりやすいです。
LEDで揉める理由、だいたい「制作会社と前提共有できてない」説
5-3. 「テレビ代用」は結局コストが増えがち
安く見える選択が、相性・復旧・安定性で工数を増やし、結果高くなる典型。
テレビをモニター代わりに使うのはOK？業務用との違い
6. ETTOの対応範囲（持ち込み機材・人員のみ支援もOK）
ETTOは、レンタルだけでなく「機材はあるけど施工要員がいない」現場支援にも対応しています。
追加が出やすい案件ほど、“当日を回す人と段取り”が効きます。
- 持ち込み機材（BYO）歓迎：混在環境でも安定化・切り分け
- 人員のみ：設営/配線/調整/オペ/撤収のスポット支援
- 短納期：他社NG案件でも間に合わせるルートを組む
BYO/短納期の現場支援はこちら（サービス説明として別記事に集約してあります）。
短納期でも間に合わせる映像施工｜持ち込み機材OK（BYO歓迎）
相談はここから（写真だけでもOK）
会期・会場・ブース図面（ラフ可）・持ち込み機材の写真があると最短で詰められます。
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7. FAQ
Q. 追加料金ってどこまでが“無料対応”ですか？
A. 現場で吸収できる微調整もありますが、入力/出力/台数/設置/運用の追加や、時間延長、責任範囲の拡大は作業増なので追加になりやすいです。
だからこそ、本記事のテンプレで境界線を決めるのが一番揉めません。
Q. 相見積で価格差が大きいのはなぜ？
A. 仕様の曖昧さ（保険工数）と、当日対応の想定範囲が違うからです。
まずは土台としてこちらを見て、どこで増えているかを特定すると早いです。
見積が高くなる原因TOP10
Q. 購入した機材でも施工してもらえますか？
A. 可能です。購入/レンタルの判断は“総コスト”で決めるのが正解です。
展示会の映像機材は買う？借りる？（禁断の判断基準）
