【失敗事例】最安レンタルで起きた3つの事故と回避策（展示会・イベント編）
「最安でお願いします」──。この一言から、展示会やイベント当日に映らない・間に合わない・目立たないという三重苦が発生しがちです。本稿はレンタル専用に絞り、現場で起きやすい3つの事故と具体的な回避策をプロ視点でまとめました。最後に見積チェック項目と責任分界点の文例、当日用チェックリスト（PDF）も用意しています。
結論（先に要点）
- 最安見積＝必要工程が“省略”されている可能性（前日リハ・予備機材・人件費・搬入出条件など）。
- レンタルは「会場ルール×時間×配線品質」のゲーム。安さより再現性を見る。
- 事前の配線図・タイムライン・責任分界点を合意すれば、事故の8割は回避できる。
事故1：当日「映らない／途切れる」
症状： 映像が出ない・途切れる・音が出ない・解像度が合わない。現場で原因追跡に時間を消費し、設営が遅延。
原因（よくある省略）：
・ケーブル規格/長尺（HDMI 15m超）に対する品質担保なし／予備ケーブルなし。
・分配器/切替器の仕様不一致、EDIDが未固定。
・入力解像度（PC 2560×1440など）と現場モニター/スイッチャーの対応差。
・ACタップの多段接続・電源ノイズ源の混在。
回避策（事前合意と持ち込み標準）
- 配線図共有： 入力→スイッチャー/分配→出力（長尺区間明示）。EDIDプリセットを決めておく。
- ケーブル規格の固定： 長尺は光HDMI or SDI変換、HDMIは最大10m目安。各1本は予備を計上。
- テストデータ提出： 事前に解像度/リフレッシュを指定、PCは発表用ユーザーの想定OSまで確認。
- 到着時刻とリハ： 開場2時間前には点灯・通しリハ完了の工程を見積に含める。
事故2：搬入制約と人員不足で「スケジュール崩壊」
症状： 車両予約ミスで搬入口に並ぶ／会場バッジ不足で入場待ち／電源開放が遅れ設営が押す／撤去時間に間に合わず延長費用。
原因（よくある省略）：
・会場の車両予約/時間枠/積み下ろし動線とバッジ数が未確認。
・電源開放時刻・工事区分（主催/電工）・同日他社工事との干渉を見積に反映していない。
・時間に対する適正人員（班長/オペ/助手）が不足、想定より作業が遅い。
回避策（タイムラインと誰が何をするか）
- 工程表： 「搬入受付→設営→リハ→本番→撤去」まで分刻みのタイムラインを共有。
- 会場ルールの明文化： 車両枠/バッジ/養生/騒音/残業申請/電源開放時刻を見積注記に記載。
- 人員計画： 作業時間に対して必要人工を明記（班長1/オペ1/助手1=最低ラインなど）。
- 撤去制約： 撤去開始時刻の確約、夜間/深夜/休日割増の条件と単価を事前に合意。
関連： 展示会チェックリスト ／ 3日稼働テンプレ
事故3：機材選定ミスで「目立たない／要件を満たさない」
症状： 明るさ不足で映像が埋もれる／画面サイズが小さく通行人が止まらない／音が届かない／掲示コンテンツの縦横比が合わない。
原因（よくある省略）：
・価格優先で小型/低輝度を選定。
・視認距離/導線/照度の事前ヒアリング不足。
・BGM用スピーカーのみでアナウンス用途を想定していない。
・4:3/縦動画などコンテンツ仕様の不一致。
回避策（用途別の定石）
- 用途別比較： 「アイキャッチ重視＝LED/大画面」「文字情報重視＝業務用モニター」「暗所プレゼン＝プロジェクター」。
- サイズと輝度： 通路幅×視認距離でサイズ決定、会場照度が高い場合は高輝度を前提。
- 音の到達： ミニPA（スピーカー×2＋ミキサー＋マイク）を標準化。館内アナウンス想定で音量規定も確認。
- コンテンツ整合： アスペクト比/解像度の指定と事前テスト動画の入稿ルールを明記。
見積で「削られがち」＝事故の温床になる項目
- 前日搬入・前日リハの稼働費（時間短縮＝リスク増）
- 予備機材（ケーブル/小物/代替プレイヤー）
- 車両費・駐車料・台車/資材搬入の動線ロス
- 夜間・早朝・休日の割増／残業単価
- 人員区分（班長/オペ/助手）と拘束時間の明記
- 養生費（床/壁/柱）と会場指定資材の費用
- 破損・盗難時の免責と保険（動産/PL）
- キャンセル規定（前日/当日/中止時の条件）
事前共有テンプレ（コピペして送ってください）
・会場名／ホール番号： ・搬入日時／撤去日時： ・車両枠（有／無）／バッジ枚数： ・ブース番号／位置図（PDF）： ・電源（主催手配／会場手配）開放時刻： ・想定コンテンツ（解像度／縦横比／再生端末）： ・必要な見せ方（アイキャッチ／文字情報／デモ）： ・スケジュール上の厳守ポイント（来賓挨拶／デモ時刻）： ・音量規定／館内アナウンス有無：
当日チェックリスト（抜粋）
- 電源： 回路/ブレーカー位置、タコ足無し、発熱確認。
- 配線： 長尺はSDI/光HDMI、結線はケーブルタイ＋養生。
- 映像： 解像度/リフレッシュ固定、EDIDプリセット、テストパターン確認。
- 音響： ハウリングチェック、司会マイク優先、音量規定遵守。
- タイム： リハ完了→開場までのバッファ30分。
責任分界点の文例（レンタル用）
・会場の電源手配・開放時刻・使用可否は主催者/会場の責任範囲とし、当社は受電後の配分/機器接続を担当する。 ・コンテンツの制作・入稿・最終確認は発注者の責任範囲とし、当社は再生機器の稼働保証を行う（形式・解像度は事前合意の範囲）。 ・搬入出時間・車両枠・入館証の不足や遅延により発生した待機・延長費用は別途精算とする。 ・機材破損・盗難等の事故が発生した場合は、契約書記載の免責/保険に基づき対応する。
相談・次アクション
「最安見積でも安全に本番を成功させる」のがプロのレンタルです。図面やスケジュールがあれば、最短15分で配線図とタイムライン案をお返しします。
