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映像設営を外注するときに送るべき情報｜制作会社・展示会出展者向け依頼テンプレ

展示会、イベント、社内発表会、店舗サイネージ、ショールーム演出などで、
映像機材の設営や配線、本番対応を外部に依頼したい場面があります。

そのときに重要なのが、最初の問い合わせでどこまで情報を共有できるかです。
同じ「モニターを設置したい」「LEDビジョンに映像を出したい」という相談でも、
日程・会場・機材・映像素材・電源・配線・本番運用の条件によって、必要な人員や機材、費用は大きく変わります。

情報が不足していると、見積もりに時間がかかったり、現場で追加対応が発生したり、
最悪の場合は「当日映らない」「配線が足りない」「誰が操作するのか決まっていない」といったトラブルにつながります。

映像設営の外注は「情報共有」で精度が決まります

映像設営の外注でよくあるのが、「とりあえず現場に来てほしい」「モニターを数台つなぎたい」「LEDに映像を出したい」という相談です。
もちろん、その段階でも相談は可能です。

ただし、見積もりや手配を正確に進めるには、もう少し具体的な情報が必要になります。

まず送ってほしい基本情報

まずは、以下の情報があると初回の確認がスムーズです。
すべて完璧に揃っていなくても問題ありませんが、分かる範囲で共有いただけると見積もりや手配の精度が上がります。

図面・レイアウト情報で分かること

映像設営では、図面やレイアウト情報が非常に重要です。
正式な図面がなくても、手書きメモや写真でも役立ちます。

持ち込み機材・支給機材の情報

持ち込み機材やクライアント支給機材がある場合は、できるだけ機材名・型番・数量を共有してください。
型番が分かるだけで、端子、対応解像度、重量、設置条件、必要な変換機器を事前に確認しやすくなります。

映像素材・再生方法の情報

映像設営では、表示機器だけでなく、再生する素材の情報も重要です。
動画なのか、静止画なのか、PowerPointなのか、Web画面なのかによって、必要な機材と設定が変わります。

デジタルサイネージの再生方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

入力・出力の情報を整理する

映像設営で非常に重要なのが、「何を、どこに、いくつ出すのか」という入力・出力の整理です。

たとえば、PCが1台でモニターが1台ならシンプルです。
しかし、PCが複数台あり、モニターも複数台、さらにLEDビジョンやプロジェクターもある場合は、
分配器、スイッチャー、延長器、変換アダプターが必要になることがあります。

電源・配線・会場ルールの情報

映像機材は、電源と配線ルートの確認が欠かせません。
機材そのものは揃っていても、電源位置や配線ルートが合わないと、現場で大きく手間が増えます。

本番オペレーションの範囲を決める

映像設営では、設営だけで終わるのか、本番中の操作まで依頼するのかを事前に決めておくことが重要です。

たとえば、動画をループ再生するだけなら設営後の表示確認で完了する場合もあります。
一方で、登壇者ごとに資料を切り替える、進行に合わせて動画を出す、LEDビジョンとモニターを切り替える、といった現場では本番オペレーションが必要になります。

制作会社様が送るとスムーズな情報

制作会社様の場合、イベント全体の進行やクライアント対応をしながら、映像まわりの細かい確認まで行う必要があります。
そのため、早い段階で映像設営の前提を共有いただけると、現場での役割分担がしやすくなります。

制作会社様の外部パートナーとして入る場合は、クライアント前での立ち回りや、元請け・制作会社様の進行に合わせた対応にも配慮します。
「映像まわりだけ任せたい」「現場で一次切り分けできる人がほしい」といった相談にも対応可能です。

展示会出展者様が送るとスムーズな情報

展示会出展者様の場合、モニターやPC、動画データは用意していても、当日の設営や配線、映像出力まで社内スタッフだけで対応するのは不安な場合があります。

「展示会当日にPCからモニターへ映像を出したい」
「ブースに設置されたモニターで動画をループ再生したい」
「支給されたLEDビジョンに映像が出るか確認してほしい」
といった場合も、事前情報があるとスムーズです。

依頼時にそのまま使えるテンプレート

以下のテンプレートをコピーして、分かる範囲で埋めていただくと、初回相談がスムーズになります。
未定の項目は「未定」で問題ありません。

【案件名】
例：〇〇展示会 ブース映像設営／社内イベント映像設営 など

【依頼者】
会社名：
担当者名：
電話番号：
メールアドレス：

【会場・場所】
会場名：
住所：
ホール名・ブース番号：
搬入口・搬入ルール：

【日程】
仕込み日時：
リハーサル日時：
本番日時：
撤収日時：

【依頼したい範囲】
□ 設営のみ
□ 配線・表示確認
□ リハーサル立ち会い
□ 本番オペレーション
□ 撤収
□ その他：

【表示機器】
モニター台数：
モニターサイズ：
プロジェクター：
LEDビジョン：
その他表示機器：

【持ち込み・支給機材】
PC：
メディアプレイヤー：
スイッチャー：
分配器：
延長器：
ケーブル類：
その他：

【映像素材】
動画／静止画／PowerPoint／Web画面：
ファイル形式：
解像度：
音声の有無：
ループ再生の有無：
スケジュール再生の有無：

【やりたいこと】
例：PC1台からモニター2台に同じ映像を出したい
例：LEDビジョンに動画をループ再生したい
例：登壇に合わせて資料と動画を切り替えたい

【図面・写真】
ブース図面：
会場図面：
設置場所写真：
機材写真：

【備考】
不安な点・確認したい点：

情報が少ない場合でも相談できます

もちろん、最初からすべての情報が揃っている必要はありません。
展示会の図面がまだ確定していない、機材がまだ決まっていない、動画素材が制作中ということもあります。

その場合でも、分かっている範囲で早めに相談いただくことで、必要な情報の整理や、事前に確認すべきポイントをご案内できます。

依頼前に整理しておくとトラブルを減らせること

映像設営の現場では、機材そのものよりも「誰が何を担当するか」が曖昧なことでトラブルになる場合があります。

ETTOでは持ち込み機材・支給機材の映像設営もご相談可能です

ETTO株式会社では、映像機材レンタルだけでなく、持ち込み機材・支給機材を使った映像設営、配線、表示確認、本番対応もご相談いただけます。

すでにモニターやPC、LEDビジョン、メディアプレイヤーをお持ちの場合でも、
「現場でどうつなぐか」「当日きちんと映るか」「誰が操作するか」まで整理することで、トラブルを減らしやすくなります。

制作会社様、展示会出展者様、店舗担当者様、企業イベント担当者様など、
「機材はあるけれど、現場で映像を確実に出したい」という場合は、お気軽にご相談ください。